การกำหนดมาตรฐานที่อยู่ 101: ประโยชน์ วิธีการ และเคล็ดลับ

การกำหนดมาตรฐานที่อยู่ 101: ประโยชน์ วิธีการ และเคล็ดลับ

ครั้งสุดท้ายที่คุณพบที่อยู่ทั้งหมดในรายการของคุณมีรูปแบบเดียวกันและปราศจากข้อผิดพลาดเมื่อใด ไม่เคยใช่มั้ย?

แม้จะมีขั้นตอนทั้งหมดที่บริษัทของคุณอาจใช้เพื่อลดข้อผิดพลาดของข้อมูล ให้แก้ไขปัญหาด้านคุณภาพของข้อมูล เช่น การสะกดผิด ฟิลด์ที่ขาดหายไป หรือช่องว่างนำหน้า เนื่องจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ อันที่จริง ศาสตราจารย์ Raymond R. Panko ในบทของเขา เอกสารเผยแพร่ เน้นว่าข้อผิดพลาดของข้อมูลสเปรดชีตโดยเฉพาะชุดข้อมูลขนาดเล็กสามารถอยู่ในช่วงระหว่าง 18% ถึง 40%  

เพื่อต่อสู้กับปัญหานี้ การจัดการกับมาตรฐานอาจเป็นทางออกที่ดี โพสต์นี้เน้นว่าบริษัทต่างๆ จะได้รับประโยชน์จากการกำหนดมาตรฐานข้อมูลอย่างไร รวมถึงวิธีการและเคล็ดลับที่พวกเขาควรพิจารณาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ตั้งใจไว้

การกำหนดที่อยู่มาตรฐานคืออะไร?

การกำหนดมาตรฐานที่อยู่หรือการทำให้เป็นมาตรฐานของที่อยู่เป็นกระบวนการในการระบุและจัดรูปแบบบันทึกที่อยู่ให้สอดคล้องกับมาตรฐานบริการไปรษณีย์ที่เป็นที่ยอมรับตามที่กำหนดไว้ในฐานข้อมูลที่เชื่อถือได้เช่นของ บริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกา (USPS)

ที่อยู่ส่วนใหญ่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน USPS ซึ่งกำหนดที่อยู่มาตรฐานเป็นที่อยู่ที่มีการสะกดอย่างสมบูรณ์ ย่อโดยใช้ตัวย่อมาตรฐานบริการไปรษณีย์ หรือตามที่แสดงในไฟล์ ZIP+4 ของบริการไปรษณีย์ปัจจุบัน

มาตรฐานที่อยู่ไปรษณีย์

การกำหนดที่อยู่มาตรฐานกลายเป็นความจำเป็นเร่งด่วนสำหรับบริษัทที่มีรายการที่อยู่ที่มีรูปแบบไม่สอดคล้องกันหรือแตกต่างกันเนื่องจากรายละเอียดที่อยู่ขาดหายไป (เช่น รหัส ZIP+4 และ ZIP+6) หรือเครื่องหมายวรรคตอน ตัวพิมพ์เล็ก ตัวพิมพ์ใหญ่ การเว้นวรรค และการสะกดผิด ตัวอย่างนี้ได้รับด้านล่าง:

ที่อยู่ทางไปรษณีย์มาตรฐาน

ตามที่เห็นในตาราง รายละเอียดที่อยู่ทั้งหมดมีข้อผิดพลาดหนึ่งข้อหรือหลายข้อ และไม่มีสิ่งใดตรงตามหลักเกณฑ์ USPS ที่กำหนด

มาตรฐานที่อยู่ ไม่ควรสับสนกับการจับคู่ที่อยู่และการตรวจสอบที่อยู่ แม้ว่าจะมีความคล้ายคลึงกัน การตรวจสอบที่อยู่เป็นการตรวจสอบว่าบันทึกที่อยู่สอดคล้องกับบันทึกที่อยู่ที่มีอยู่ในฐานข้อมูล USPS หรือไม่ ในทางกลับกัน การจับคู่ที่อยู่เป็นการจับคู่ข้อมูลที่อยู่ที่คล้ายกันสองแห่งเพื่อให้แน่ใจว่าการอ้างอิงถึงเอนทิตีเดียวกันหรือไม่

ประโยชน์ของการกำหนดที่อยู่มาตรฐาน

นอกเหนือจากเหตุผลที่ชัดเจนของการล้างข้อมูลที่ผิดปกติแล้ว การกำหนดที่อยู่ที่เป็นมาตรฐานยังมีประโยชน์มากมายสำหรับบริษัทต่างๆ ซึ่งรวมถึง:

  • ประหยัดเวลาในการยืนยันที่อยู่: หากไม่มีการกำหนดที่อยู่มาตรฐาน ไม่มีทางที่จะสงสัยว่ารายการที่อยู่ที่ใช้สำหรับแคมเปญไดเร็กเมลนั้นถูกต้องหรือไม่ เว้นแต่จะมีการส่งคืนอีเมลหรือไม่มีการตอบกลับ ด้วยการปรับที่อยู่ที่แตกต่างกันให้เป็นมาตรฐาน พนักงานสามารถประหยัดชั่วโมงการทำงานได้มากโดยกลั่นกรองที่อยู่ทางไปรษณีย์หลายร้อยแห่งเพื่อความถูกต้อง
  • ลดค่าใช้จ่ายในการส่งจดหมาย: แคมเปญอีเมลโดยตรงสามารถนำไปสู่ที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ถูกต้อง ซึ่งสามารถสร้างปัญหาการเรียกเก็บเงินและการจัดส่งในแคมเปญจดหมายโดยตรง การกำหนดที่อยู่มาตรฐานเพื่อปรับปรุงความสอดคล้องของข้อมูลสามารถลดอีเมลที่ส่งคืนหรือไม่ได้ส่ง ส่งผลให้อัตราการตอบกลับอีเมลโดยตรงสูงขึ้น
  • กำจัดที่อยู่ที่ซ้ำกัน: รูปแบบและที่อยู่ที่แตกต่างกันโดยมีข้อผิดพลาดอาจส่งผลให้ส่งอีเมลถึงผู้ติดต่อได้มากเป็นสองเท่า ซึ่งสามารถลดความพึงพอใจของลูกค้าและภาพลักษณ์ของแบรนด์ได้ การทำความสะอาดรายการที่อยู่ของคุณสามารถช่วยบริษัทของคุณประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งที่สูญเปล่า

จะสร้างมาตรฐานที่อยู่ได้อย่างไร

กิจกรรมการทำให้เป็นมาตรฐานที่อยู่ใดๆ ควรเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของ USPS เพื่อให้คุ้มค่า การใช้ข้อมูลที่เน้นในตารางที่ 1 นี่คือลักษณะที่ข้อมูลที่อยู่จะปรากฏเมื่อมีการทำให้เป็นมาตรฐาน

ก่อนและหลังที่อยู่มาตรฐาน

การกำหนดที่อยู่มาตรฐานเกี่ยวข้องกับกระบวนการ 4 ขั้นตอน ซึ่งรวมถึง:

  1. นำเข้าที่อยู่: รวบรวมที่อยู่ทั้งหมดจากแหล่งข้อมูลหลายแหล่ง เช่น สเปรดชีต Excel ฐานข้อมูล SQL ฯลฯ ไว้ในแผ่นงานเดียว
  2. ข้อมูลโปรไฟล์เพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาด: ดำเนินการโปรไฟล์ข้อมูลโดยใช้เพื่อทำความเข้าใจขอบเขตและประเภทของข้อผิดพลาดที่มีอยู่ในรายการที่อยู่ของคุณ การทำเช่นนี้จะทำให้คุณมีความคิดคร่าวๆ เกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งจำเป็นต้องแก้ไขก่อนดำเนินการสร้างมาตรฐานใดๆ  
  3. ล้างข้อผิดพลาดเพื่อให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ของ USPS: เมื่อตรวจพบข้อผิดพลาดทั้งหมด คุณสามารถล้างที่อยู่และทำให้เป็นมาตรฐานตามหลักเกณฑ์ของ USPS
  4. ระบุและลบที่อยู่ที่ซ้ำกัน: เพื่อระบุที่อยู่ที่ซ้ำกัน คุณสามารถค้นหาการนับซ้ำในสเปรดชีตหรือฐานข้อมูลของคุณหรือใช้หรือ การจับคู่ที่คลุมเครือ เพื่อขจัดข้อมูลซ้ำซ้อน

วิธีการสร้างมาตรฐานที่อยู่

มีสองวิธีที่แตกต่างกันในการทำให้ที่อยู่ในสถานะปกติในรายการของคุณ ซึ่งรวมถึง:

สคริปต์และเครื่องมือด้วยตนเอง

ผู้ใช้สามารถค้นหาสคริปต์ที่รันและ Add-in เพื่อทำให้ที่อยู่เป็นปกติจากไลบรารีต่างๆ ได้ด้วยตนเอง

  1. ภาษาโปรแกรม: Python, JavaScript หรือ R ช่วยให้คุณสามารถเรียกใช้การจับคู่ที่อยู่แบบคลุมเครือเพื่อระบุที่อยู่ที่ไม่ตรงกันและใช้กฎการกำหนดมาตรฐานที่กำหนดเองเพื่อให้เหมาะกับข้อมูลที่อยู่ของคุณเอง
  2. ที่เก็บการเข้ารหัส: GitHub มีเทมเพลตโค้ดและ USPS API การผสานรวมที่คุณสามารถใช้เพื่อยืนยันและทำให้ที่อยู่เป็นมาตรฐาน  
  3. อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน: บริการบุคคลที่สามที่สามารถบูรณาการผ่าน API เพื่อแยกวิเคราะห์ สร้างมาตรฐาน และตรวจสอบที่อยู่ทางไปรษณีย์.
  4. เครื่องมือที่ใช้ Excel: ส่วนเสริมและโซลูชัน เช่น YAddress, AddressDoctor Excel Plugin หรือ excel VBA Master สามารถช่วยคุณแยกวิเคราะห์และสร้างมาตรฐานที่อยู่ที่อยู่ภายในชุดข้อมูลของคุณ

ประโยชน์บางประการของการไปตามเส้นทางนี้คือมีราคาไม่แพงและสามารถปรับเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นมาตรฐานสำหรับชุดข้อมูลขนาดเล็กได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม การใช้สคริปต์ดังกล่าวสามารถแยกออกจากกันได้มากกว่าสองสามพันระเบียน ดังนั้นจึงไม่เหมาะสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่มากหรือชุดข้อมูลที่กระจายไปตามแหล่งที่มาที่แตกต่างกัน

ซอฟต์แวร์ตรวจสอบที่อยู่

นอกจากนี้ยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์ตรวจสอบที่อยู่นอกชั้นวางและการปรับให้เป็นมาตรฐานเพื่อทำให้ข้อมูลเป็นมาตรฐานได้อีกด้วย โดยปกติ เครื่องมือดังกล่าวจะมาพร้อมกับส่วนประกอบการตรวจสอบที่อยู่ที่เฉพาะเจาะจง เช่น ฐานข้อมูล USPS แบบบูรณาการ และมีการทำโปรไฟล์ข้อมูลแบบสำเร็จรูปและส่วนประกอบการล้างข้อมูล พร้อมด้วยอัลกอริธึมการจับคู่แบบคลุมเครือเพื่อกำหนดที่อยู่มาตรฐานตามขนาด

สิ่งสำคัญคือซอฟต์แวร์ต้องมี CASS รับรอง จาก USPS และตรงตามเกณฑ์ความแม่นยำที่กำหนดในแง่ของ:

  • การเข้ารหัส 5 หลัก – ใช้รหัสไปรษณีย์ 5 หลักที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง
  • รหัส ZIP+4 – ใช้รหัส 4 หลักที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง
  • ตัวบ่งชี้การส่งมอบที่อยู่อาศัย (RDI) – กำหนดว่าที่อยู่นั้นเป็นที่อยู่อาศัยหรือพาณิชยกรรมหรือไม่
  • การตรวจสอบจุดจัดส่ง (DPV) – การพิจารณาว่าจะให้ที่อยู่จัดส่งไปที่หมายเลขห้องชุดหรืออพาร์ตเมนต์หรือไม่
  • ปรับปรุงสายการเดินทาง (eLOT) – หมายเลขลำดับที่ระบุการเกิดขึ้นครั้งแรกของการจัดส่งที่เกิดขึ้นกับช่วงเสริมภายในเส้นทางของผู้ให้บริการ และรหัสจากน้อยไปมาก/มากไปหาน้อยจะระบุลำดับการจัดส่งโดยประมาณภายในหมายเลขลำดับ 
  • ลิงค์ระบบการแปลงที่อยู่ที่สามารถระบุตำแหน่งได้ (LACSLink) – วิธีอัตโนมัติในการรับที่อยู่ใหม่สำหรับเทศบาลท้องถิ่นที่ใช้ระบบฉุกเฉิน 911
  • ชุดลิงค์® ช่วยให้ลูกค้าสามารถให้ ปรับปรุงข้อมูลที่อยู่ธุรกิจ โดยการเพิ่มข้อมูลรอง (ชุด) ที่รู้จักในที่อยู่ธุรกิจ ซึ่งจะช่วยให้สามารถจัดลำดับการจัดส่งของ USPS ในกรณีที่ไม่สามารถทำได้
  • และอื่น ๆ…

ข้อได้เปรียบหลักคือความง่ายในการตรวจสอบและสร้างมาตรฐานข้อมูลที่อยู่ซึ่งจัดเก็บไว้ในระบบที่แตกต่างกัน ซึ่งรวมถึง CRM, RDBM และที่เก็บข้อมูลแบบ Hadoop และข้อมูลพิกัดทางภูมิศาสตร์เพื่อให้ได้ค่าลองจิจูดและละติจูด

สำหรับข้อจำกัด เครื่องมือดังกล่าวอาจมีราคาสูงกว่าวิธีการสร้างที่อยู่ให้เป็นปกติ

วิธีไหนดีกว่ากัน?

การเลือกวิธีการที่เหมาะสมในการปรับปรุงรายการที่อยู่ของคุณจะขึ้นอยู่กับปริมาณบันทึกที่อยู่ กองเทคโนโลยี และไทม์ไลน์ของโครงการ

หากรายการที่อยู่ของคุณน้อยกว่าห้าพันระเบียน การทำให้เป็นมาตรฐานผ่าน Python หรือ JavaScript อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า อย่างไรก็ตาม หากการบรรลุแหล่งที่มาของความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับที่อยู่โดยใช้ข้อมูลที่เผยแพร่ในหลายแหล่งภายในระยะเวลาที่เหมาะสม ถือเป็นความจำเป็นเร่งด่วน ซอฟต์แวร์การกำหนดมาตรฐานที่อยู่ที่ได้รับการรับรอง CASS จะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า