การประชุม: ความตายของการผลิตแบบอเมริกัน
การประชุมในบริษัทมีราคาแพง ขัดจังหวะการทำงาน และมักจะเสียเวลาเปล่าโดยสิ้นเชิง ต่อไปนี้คือการประชุมสามประเภทที่ทำลายประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจและอาจส่งผลกระทบต่อวัฒนธรรมอย่างไม่สามารถแก้ไขได้:
- ประชุมเพื่อหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบ. มีโอกาสที่คุณจะจ้างคนที่รับผิดชอบมาทำงานให้สำเร็จ หากคุณกำลังจัดการประชุมเพื่อตัดสินใจแทนพวกเขา... หรือแย่กว่านั้น... ที่จะล้มการตัดสินใจไปจากพวกเขา คุณกำลังทำผิดพลาด หากคุณไม่ไว้ใจบุคคลนั้นให้ทำงานนี้ ให้ไล่ออก
- การประชุมเพื่อกระจายฉันทามติ. สิ่งนี้แตกต่างออกไปเล็กน้อย… โดยทั่วไปแล้วผู้มีอำนาจตัดสินใจจะถือครอง เขาหรือเธอไม่มั่นใจในการตัดสินใจของพวกเขาและกลัวผลที่ตามมา การจัดประชุมและรับฉันทามติจากทีม พวกเขาต้องการกระจายความผิดและลดความรับผิดชอบ
- การประชุมที่จะมีการประชุม. ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการขัดจังหวะวันของใครบางคนในการประชุมรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ซึ่งไม่มีกำหนดการและไม่มีอะไรเกิดขึ้น การประชุมเหล่านี้มีค่าใช้จ่ายสูงอย่างไม่น่าเชื่อสำหรับบริษัท ซึ่งมักจะเสียค่าใช้จ่ายหลายพันเหรียญต่อครั้ง
การประชุมทุกครั้งควรมีเป้าหมายที่ไม่สามารถทำได้โดยลำพัง... บางทีการระดมความคิด การสื่อสารข้อความสำคัญ หรือการทำลายโครงการและมอบหมายงาน ทุกบริษัทควรตั้งกฎ— การประชุมที่ไม่มีเป้าหมายและวาระการประชุมควรถูกปฏิเสธโดยผู้ได้รับเชิญ.
ทำไมการประชุมห่วย
ทำไมการประชุมถึงห่วย? คุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนใดบ้างเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิผล ฉันได้พยายามตอบคำถามเหล่านั้นทั้งหมดในการนำเสนอที่ตลกขบขัน (แต่ตรงไปตรงมา) ในการประชุมที่ฉันทำเมื่อประมาณหนึ่งทศวรรษที่แล้ว
นี่คือมุมมองขั้นสูงของงานนำเสนอที่ฉันทำด้วยตนเอง งานนำเสนอนี้เมื่อ การประชุม มาระยะหนึ่งแล้ว ฉันได้เขียนเกี่ยวกับการประชุมและ ผลผลิตในอดีต. ฉันเข้าร่วมการประชุมหลายครั้งและส่วนใหญ่เสียเวลาอย่างมาก
เมื่อฉันเริ่มต้นธุรกิจของตัวเองฉันพบว่าฉันปล่อยให้เวลาส่วนใหญ่ถูกดูดออกจากตารางเวลาของฉันโดยการประชุม ตอนนี้ฉันมีวินัยมากขึ้นมาก ถ้าฉันมีงานหรือโครงการที่ต้องทำฉันจะเริ่มยกเลิกและกำหนดเวลาการประชุมใหม่ หากคุณกำลังปรึกษา บริษัท อื่นเวลาของคุณคือทั้งหมดที่คุณมี การประชุมสามารถกินเวลานั้นได้เร็วกว่ากิจกรรมอื่น ๆ เกือบทั้งหมด
ในเศรษฐกิจที่ผลผลิตต้องเพิ่มขึ้นและทรัพยากรกำลังลดลงคุณอาจต้องการพิจารณาการประชุมอย่างละเอียดเพื่อหาโอกาสในการปรับปรุงทั้งสองอย่าง
บางคนเกาหัวเมื่อฉันมาประชุมสายหรือทำไมฉันปฏิเสธการประชุมของพวกเขา พวกเขาคิดว่ามันหยาบคายที่ฉันอาจจะมาสาย...หรือไม่มาเลย สิ่งที่พวกเขาไม่เคยรู้คือฉันไม่เคยมาสายสำหรับการประชุมที่คู่ควร ฉันคิดว่ามันหยาบคายที่พวกเขาจัดประชุมหรือเชิญฉันตั้งแต่แรก
กฎ 10 ข้อสำหรับการประชุม
- การประชุมที่คุ้มค่าควรมี ระเบียบวาระการประชุม ซึ่งรวมถึงผู้ที่เข้าร่วมประชุม เหตุใดจึงมาอยู่ที่นั่น และเป้าหมายของการประชุมคืออะไร
- การประชุมที่คุ้มค่าเรียกว่า เมื่อจำเป็น. การประชุมที่มีกำหนดการซ้ำควรถูกยกเลิกหากไม่มีเป้าหมายที่จะบรรลุในการประชุมในวันนั้น
- การประชุมที่คุ้มค่ารวบรวมจิตใจที่ถูกต้องเพื่อทำงานเป็น ทีม เพื่อแก้ปัญหา พัฒนาแผน หรือดำเนินการแก้ไข ยิ่งมีคนเชิญมากเท่าไหร่ก็ยิ่งยากที่จะได้รับฉันทามติ
- การประชุมที่คุ้มค่าไม่ใช่ที่สำหรับ โจมตี หรือพยายามทำให้สมาชิกคนอื่นอับอาย
- การประชุมที่คุ้มค่าเป็นสถานที่ของ เคารพการรวม การทำงานเป็นทีม และการสนับสนุน
- การประชุมที่คุ้มค่าเริ่มต้นด้วยชุดของ เป้าหมาย ให้เสร็จสมบูรณ์และจบลงด้วยแผนปฏิบัติการว่าใคร ทำอะไร และเมื่อไหร่จะทำงานนั้น
- การประชุมที่คุ้มค่ามีสมาชิกที่รักษา หัวข้อ บนเส้นทางเพื่อไม่ให้เสียเวลาร่วมกันของสมาชิกทุกคน
- การประชุมที่คุ้มค่าควรมีการกำหนด ที่ตั้ง ที่สมาชิกทุกท่านทราบกันดีอยู่แล้ว
- การประชุมที่คุ้มค่าไม่ใช่สถานที่ที่จะหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบส่วนบุคคลต่องานของคุณและพยายามที่จะ ปกปิดก้นของคุณ (นั่นคืออีเมล)
- การประชุมที่คุ้มค่าไม่ใช่ที่สำหรับโชว์เรือและพยายาม รับผู้ชม (นั่นคือการประชุม)
วิธีการมีการประชุมที่มีประสิทธิผล
เมื่อหลายปีก่อน ข้าพเจ้าเคยเรียนวิชาภาวะผู้นำซึ่งพวกเขาสอนเราให้มีการประชุม นั่นอาจฟังดูตลก แต่ค่าใช้จ่ายในการพบปะกับองค์กรขนาดใหญ่นั้นสำคัญ การปรับให้เหมาะสมทุกการประชุมจะช่วยประหยัดเงิน ได้เวลากลับคืนมา และสร้างทีมขึ้นมาแทนที่จะทำร้ายพวกเขา
การประชุมทีมมี:
- ผู้นำ – บุคคลที่จัดการประชุมโดยมีเป้าหมายหรือเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง
- อาลักษณ์ – ผู้จัดทำเอกสารบันทึกการประชุมและแผนปฏิบัติการเพื่อแจกจ่าย
- ผู้รักษาเวลา – บุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดประชุมและส่วนต่างๆ ของการประชุมให้ตรงเวลา
- ยาม – บุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดประชุมและส่วนต่างๆ ของการประชุมตามหัวข้อ
10 นาทีสุดท้ายของการประชุมทุกครั้งถูกนำมาใช้เพื่อพัฒนาไฟล์ แผนปฏิบัติการ. แผนปฏิบัติการมีสามคอลัมน์ – ใครอะไรและเมื่อไหร่. ที่กำหนดไว้ในแต่ละการกระทำคือใครจะทำงาน สิ่งที่ส่งมอบที่วัดได้คืออะไร และเมื่อใดที่พวกเขาจะได้งานนั้น เป็นหน้าที่ของผู้นำที่จะให้ผู้คนรับผิดชอบต่อการส่งมอบตามที่ตกลงไว้ ด้วยการกำหนดกฎเกณฑ์เหล่านี้สำหรับการประชุม เราได้เปลี่ยนการประชุมจากการหยุดชะงักและเริ่มทำให้การประชุมมีประสิทธิผล
ฉันขอท้าให้คุณนึกถึงการประชุมแต่ละครั้งที่คุณมี ไม่ว่าจะเป็นการสร้างรายได้ ไม่ว่าจะมีประสิทธิผลหรือไม่ และคุณจะจัดการอย่างไร ฉันใช้ การจัดตารางนัดหมาย และมักจะสงสัยว่าจริงๆ แล้วฉันจะจัดการประชุมกี่ครั้งหากคนที่เชิญฉันต้องจ่ายค่าธรรมเนียมด้วยบัตรเครดิตเพื่อกำหนดเวลา! คุณจะยังมีมันอยู่ไหมหากคุณต้องจ่ายเงินสำหรับการประชุมครั้งถัดไปจากเงินเดือนของคุณ?