ทำไมฝ่ายการตลาดของคุณต้องลงทุนในกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กร
ทุกสัปดาห์ บริษัทของเราจะรวมตัวกันเพื่อโทรติดต่อบริษัท ซึ่งเราจะหารือเกี่ยวกับลูกค้าแต่ละรายและงานที่เรากำลังทำให้เสร็จ เป็นการประชุมที่สำคัญ… เรามักจะระบุโอกาสในการขายเพื่อต่อยอดลูกค้า เราระบุงานที่ยอดเยี่ยมที่เราควรส่งเสริมด้วยการตลาดของเรา และเราให้ความรู้ซึ่งกันและกันเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหา กลวิธี และกลยุทธ์เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง การประชุมหนึ่งชั่วโมงนี้มีค่าอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจของเรา
มีประสิทธิภาพ การสื่อสารภายใน เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ มีบทบาทสำคัญในการส่งเสริมพนักงานที่เหนียวแน่นและมีส่วนร่วม เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนมีความสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และค่านิยมของบริษัท ในทางกลับกัน การละเลยที่จะกำหนดกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่สอดคล้องกันอาจก่อให้เกิดความท้าทายหลายประการที่ขัดขวางการเติบโตและความสำเร็จของบริษัท
เรามาสำรวจปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้นจากการไม่มีกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มั่นคงและประโยชน์ของการนำไปใช้
ความท้าทายของการไม่มีกลยุทธ์การสื่อสารภายใน:
- ขาดความชัดเจนและการจัดตำแหน่ง: หากไม่มีกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่ชัดเจน พนักงานอาจไม่เข้าใจวิสัยทัศน์ เป้าหมาย หรือทิศทางของบริษัทอย่างชัดเจน การขาดความชัดเจนนี้อาจนำไปสู่ความสับสน การวางแนวที่ไม่ถูกต้อง และความรู้สึกขาดการเชื่อมต่อระหว่างทีมงาน
- ช่องทางการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ: การพึ่งพาอีเมลเพียงประปราย การแชทเป็นครั้งคราวในครัว หรืองานนำเสนอ PowerPoint ที่ล้าสมัยอาจไม่เพียงพอสำหรับการถ่ายทอดข้อมูลสำคัญ อาจส่งผลให้ข้อความสำคัญสูญหาย ถูกมองข้าม หรือเข้าใจผิด นำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพและพลาดโอกาส
- การมีส่วนร่วมของพนักงานต่ำ: การขาดกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่แข็งแกร่งสามารถส่งผลให้ระดับการมีส่วนร่วมของพนักงานลดลง เมื่อพนักงานไม่รู้สึกว่าได้รับข้อมูลที่ดีหรือมีส่วนร่วม แรงจูงใจและความกระตือรือร้นในการทำงานอาจลดลง ส่งผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิภาพโดยรวม
- การซื้อแบบจำกัดสำหรับการเปลี่ยนแปลง: การแนะนำแบรนด์ใหม่หรือทิศทางของ บริษัท จำเป็นต้องมีการซื้อและการสนับสนุนจากพนักงาน หากไม่มีแผนการสื่อสารภายในที่เหมาะสม พนักงานอาจต่อต้านการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ทราบถึงเหตุผลที่อยู่เบื้องหลัง ซึ่งขัดขวางการดำเนินการให้ประสบความสำเร็จ
- พลาดโอกาสในการทำงานร่วมกัน: แพลตฟอร์มการสื่อสารที่ไม่เพียงพอสามารถขัดขวางการทำงานร่วมกันของพนักงานและการแบ่งปันความรู้ ซึ่งอาจนำไปสู่การพลาดโอกาสในการสร้างสรรค์นวัตกรรมและการปรับปรุง เนื่องจากแนวคิดและความเชี่ยวชาญยังคงถูกเก็บงำภายในแผนก
- พลาดโอกาสในการขายและการตลาด: การสื่อสารความสำเร็จของพนักงานของคุณมีความสำคัญเนื่องจากเป็นโอกาสในการกระจายข่าวไปยังพนักงานที่ติดต่อกับลูกค้าคนอื่นๆ และลูกค้าที่พวกเขาทำงานด้วย การขายต่อยอดและการขายต่อเนื่องของลูกค้านั้นง่ายกว่าการหาลูกค้าใหม่!
ประโยชน์ของกลยุทธ์การสื่อสารภายใน:
- การมีส่วนร่วมของพนักงานที่เพิ่มขึ้น: กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่ดำเนินการอย่างดีช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมและลงทุนในความสำเร็จของบริษัท พนักงานที่มีส่วนร่วมมีแนวโน้มที่จะทำงานเชิงรุก ภักดี และมีส่วนในเชิงบวกต่อวัฒนธรรมในที่ทำงาน
- ปรับปรุงการจัดตำแหน่งและโฟกัส: กลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมของบริษัท ทุกคนในหน้าเดียวกันทำงานเพื่อเป้าหมายร่วมกัน ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพและผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
- เพิ่มการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันความรู้: การใช้แพลตฟอร์มที่หลากหลายสำหรับการสื่อสารภายใน เช่น Slack พอร์ทัลพนักงาน อินทราเน็ต และโซเชียลเน็ตเวิร์กขององค์กร เปิดใช้งานการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การแชร์ไฟล์ และการสื่อสารที่ง่ายดายระหว่างแผนกต่างๆ โดยไม่คำนึงถึงสถานที่จริง
- การเผยแพร่ข้อมูลอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ: ด้วยเครื่องมือและแอปการสื่อสารที่ทันสมัย เช่น การสัมมนาผ่านเว็บภายใน การประชุมเสมือนจริง และแอปมือถือ การอัปเดตที่สำคัญ ข่าวสาร และประกาศจะเข้าถึงพนักงานได้อย่างรวดเร็ว ลดความล่าช้าและรับประกันการดำเนินการที่ทันท่วงที
- ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร: กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่แข็งแกร่ง ซึ่งรวมถึงจดหมายข่าวและป้ายดิจิทัล ส่งเสริมวัฒนธรรมบริษัทเชิงบวกโดยการส่งเสริมความโปร่งใส การเจรจาอย่างเปิดเผย และการยกย่องความสำเร็จของพนักงาน
- การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่อำนวยความสะดวก: ในช่วงเวลาแห่งการเปลี่ยนแปลง กลยุทธ์การสื่อสารที่มีการวางแผนอย่างดีจะช่วยจัดการการเปลี่ยนแปลงได้อย่างราบรื่นโดยอธิบายเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงและจัดการกับข้อกังวลของพนักงานผ่านแบบสำรวจและแพลตฟอร์มข้อเสนอแนะ
- การทำกำไร: พนักงานที่ได้รับข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำกำไรขององค์กร การสื่อสารที่ยอดเยี่ยมช่วยทั้งรักษาลูกค้าและเพิ่มรายได้ต่อลูกค้า
วิดีโอตลกนี้นำเสนอ Howard Downer ผู้จัดการฝ่ายการตลาด แสดงให้เห็นถึงผลที่ตามมาของการสื่อสารภายในที่ไม่ดี
การที่บริษัทพึ่งพาวิธีการแบบเก่า เช่น การนำเสนอด้วย PowerPoint และการชุมนุมเป็นครั้งคราวไม่สามารถดึงดูดพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้ขาดแรงจูงใจและสอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท
กลยุทธ์การสื่อสารภายใน
การกำหนดกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีการวางแผนและพิจารณาอย่างรอบคอบ ต่อไปนี้คือพื้นฐานและขั้นตอนพื้นฐานที่จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ:
- กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน: ระบุเป้าหมายหลักและวัตถุประสงค์ของกลยุทธ์การสื่อสารภายใน คุณต้องการบรรลุอะไรผ่านการปรับปรุงการสื่อสาร
- ทำความเข้าใจผู้ชมของคุณ: รู้จักพนักงานของคุณและการตั้งค่าการสื่อสารของพวกเขา พิจารณาความต้องการ ข้อมูลประชากร และบทบาทของพวกเขาภายในองค์กร
- สร้างทีมสื่อสาร: รวบรวมทีมงานที่รับผิดชอบในการวางแผน ดำเนินการ และติดตามกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กร ทีมนี้ควรประกอบด้วยตัวแทนจากแผนกต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่ามีมุมมองที่หลากหลาย
- ดำเนินการตรวจสอบการสื่อสาร: ประเมินสถานะปัจจุบันของการสื่อสารภายในองค์กร ระบุจุดแข็ง จุดอ่อน และส่วนที่ควรปรับปรุง
- กำหนดข้อความสำคัญ: กำหนดข้อความหลักที่ต้องสื่อสารกับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ ข้อความเหล่านี้ควรสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และค่านิยมของบริษัท
- เลือกช่องทางการติดต่อ: เลือกช่องทางการสื่อสารผสมผสานที่เหมาะกับความต้องการขององค์กรและความชอบของพนักงาน ซึ่งอาจรวมถึงอีเมล อินทราเน็ต ESN การประชุมทีม จดหมายข่าว ฯลฯ
- พัฒนากลยุทธ์เนื้อหา: วางแผนประเภทของเนื้อหาที่จะแชร์ผ่านช่องทางต่างๆ รวมการอัปเดต ข่าวบริษัท เรื่องราวความสำเร็จ สปอตไลต์ของพนักงาน และข้อมูลอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง
- สร้างปฏิทินการสื่อสาร: กำหนดตารางเวลาสำหรับเวลาและวิธีที่การสื่อสารจะเกิดขึ้น ปฏิทินการสื่อสารช่วยรักษาความสม่ำเสมอและช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความจะถูกส่งในเวลาที่เหมาะสม
- ส่งเสริมการสื่อสารสองทาง: ส่งเสริมการสนทนาอย่างเปิดเผยและข้อเสนอแนะจากพนักงาน สร้างกลไกให้พนักงานแบ่งปันความคิด ข้อกังวล และข้อเสนอแนะ
- ฝึกอบรมผู้นำและผู้จัดการ: จัดการฝึกอบรมด้านการสื่อสารสำหรับผู้นำและผู้จัดการเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถสื่อสารข้อความสำคัญไปยังทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ตรวจสอบและวัดผล: ประเมินผลกระทบของกลยุทธ์การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ รวบรวมความคิดเห็นของพนักงานและติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (ตัวชี้วัด) เพื่อประเมินประสิทธิภาพของกลยุทธ์
- ทำซ้ำและปรับปรุง: จากข้อเสนอแนะและข้อมูล ทำการปรับกลยุทธ์การสื่อสารที่จำเป็น การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องทำให้มั่นใจได้ว่ากลยุทธ์ยังคงมีความเกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพ
- มีส่วนร่วมสนับสนุนความเป็นผู้นำ: ได้รับการสนับสนุนและการมีส่วนร่วมจากผู้นำระดับสูง เมื่อผู้นำมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในความพยายามในการสื่อสาร จะเป็นการตอกย้ำความสำคัญของกลยุทธ์ทั่วทั้งองค์กร
- ฉลองความสำเร็จ: รับรู้และเฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญและความสำเร็จที่ได้รับผ่านการปรับปรุงการสื่อสารภายใน การเสริมแรงในเชิงบวกกระตุ้นให้พนักงานมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง
เมื่อทำตามขั้นตอนพื้นฐานเหล่านี้ ธุรกิจสามารถสร้างกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่แข็งแกร่งซึ่งส่งเสริมพนักงานที่ทำงานร่วมกัน รับทราบข้อมูล และมีแรงจูงใจ โปรดจำไว้ว่าการสื่อสารเป็นกระบวนการต่อเนื่อง และต้องการความทุ่มเทและความสามารถในการปรับตัวเพื่อตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กรและพนักงาน
แพลตฟอร์มและเทคโนโลยีการสื่อสารภายใน
ธุรกิจควรลงทุนในกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่ครอบคลุมเพื่อเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ มีแพลตฟอร์มและเทคโนโลยีมากมายที่สามารถปรับปรุงสตรีมการสื่อสารภายในได้ บริษัทต่างๆ มักจะรวมเทคโนโลยีหลายอย่างเข้าด้วยกันเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงาน:
- ป้ายดิจิตอล: แสดงในพื้นที่สำนักงานหรือพื้นที่ทั่วไปเพื่อแชร์ข่าวสาร ประกาศ และข้อความสร้างแรงบันดาลใจของบริษัท
- การตลาดลายเซ็นอีเมล (ESM): ใช้ลายเซ็นอีเมลที่ได้มาตรฐานและออกแบบมาอย่างดีเพื่อเสริมข้อความสำคัญและโปรโมชัน
- เครือข่ายองค์กรเพื่อสังคม (ESN): แพลตฟอร์มที่คล้ายโซเชียลมีเดีย เช่น Yammer สำหรับการสื่อสารภายใน ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน และแบ่งปันการอัปเดต
- แพลตฟอร์มข้อเสนอแนะ: เครื่องมือสำหรับทำแบบสำรวจและรวบรวมข้อเสนอแนะเพื่อทำความเข้าใจความต้องการและข้อกังวลของพนักงาน
- แพลตฟอร์มเกม: รวมเอาองค์ประกอบต่างๆ ของเกม เช่น กระดานผู้นำและรางวัลไว้ในการสื่อสารเพื่อให้การเรียนรู้และการแบ่งปันมีส่วนร่วม
- ข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM): แอปที่ให้การสื่อสารที่รวดเร็ว การแชร์ไฟล์ และการผสานรวมกับเครื่องมือต่างๆ
- ทีมของ Microsoft: แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันโดย Microsoft รวมการแชท การประชุมทางวิดีโอ ที่เก็บไฟล์ และการรวมแอปพลิเคชัน
- แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่: แอปที่พัฒนาโดยบริษัทหรือของบุคคลที่สามสำหรับส่งการอัปเดต สื่อการฝึกอบรม และแบบสำรวจการมีส่วนร่วมของพนักงานไปยังสมาร์ทโฟน
- จดหมายข่าว: อีเมลหรือสิ่งพิมพ์อินทราเน็ตทั่วไปที่รวบรวมข้อมูลสำคัญ ข้อมูลอัปเดตของบริษัท และสปอตไลต์ของพนักงาน
- พอดคาสต์: พอดคาสต์ภายในสำหรับการอัพเดท บทสัมภาษณ์ เรื่องราวความสำเร็จ และข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า
- พอร์ทัล/อินทราเน็ต: เว็บไซต์ส่วนตัวที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับข้อมูล เอกสาร นโยบาย และข่าวสารของบริษัท
- แพลตฟอร์มการรับรู้: ซอฟต์แวร์เพื่อยกย่องและให้รางวัลแก่ความสำเร็จและการมีส่วนร่วมของพนักงาน
- แพลตฟอร์มโซเชียลอินทราเน็ต: รวมอินทราเน็ตแบบดั้งเดิมเข้ากับองค์ประกอบของโซเชียลมีเดียเพื่อการสื่อสารแบบโต้ตอบ
- การประชุมเสมือนจริง: แพลตฟอร์มสำหรับการสัมมนาผ่านเว็บ ศาลาว่าการ และการอภิปรายเชิงโต้ตอบ
- ศาลากลางเสมือนจริง: การประชุมออนไลน์ที่นำผู้นำและพนักงานมาพบกันเพื่อรับการอัปเดตและเซสชันถามตอบ
- การสัมมนาผ่านเว็บ: การสัมมนาภายในหรือการฝึกอบรมที่พนักงานภายในองค์กรสามารถเข้าถึงได้
โปรดจำไว้ว่าการเลือกแพลตฟอร์มควรสอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของบริษัท วัฒนธรรม และความชื่นชอบของพนักงาน วิธีการแบบบูรณาการโดยใช้แพลตฟอร์มเหล่านี้ร่วมกันสามารถรับประกันการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งนำไปสู่พนักงานที่มีส่วนร่วมและมีข้อมูลมากขึ้น
โดยสรุป กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญต่อการสร้างพนักงานที่เหนียวแน่น รับทราบข้อมูล และมีแรงจูงใจ ด้วยการจัดการกับปัญหาพื้นฐานและยอมรับผลประโยชน์ ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างสถานที่ทำงานที่เจริญรุ่งเรืองซึ่งพนักงานมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน และทุกคนทำงานเพื่อความสำเร็จร่วมกันของบริษัท