เวิร์กโฟลว์: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำให้ฝ่ายการตลาดในปัจจุบันเป็นอัตโนมัติ

Workflow

ในยุคของการตลาดเนื้อหาแคมเปญ PPC และแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เครื่องมือโบราณเช่นปากกาและกระดาษไม่มีที่ใดในแนวการตลาดแบบไดนามิกในปัจจุบัน อย่างไรก็ตามครั้งแล้วครั้งเล่านักการตลาดกลับไปใช้เครื่องมือที่ล้าสมัยสำหรับกระบวนการที่สำคัญทำให้แคมเปญเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดและการสื่อสารที่ผิดพลาด

การดำเนินการ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เป็นหนึ่งในวิธีที่ชาญฉลาดที่สุดในการกำจัดความไร้ประสิทธิภาพเหล่านี้ ด้วยเครื่องมือที่ดีกว่าในสถานที่นักการตลาดสามารถระบุและทำงานที่ซ้ำซากยุ่งยากที่สุดได้โดยอัตโนมัติลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดและสร้างตาข่ายนิรภัยเพื่อป้องกันไม่ให้เอกสารสูญหายในกล่องจดหมาย ด้วยการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานนักการตลาดจะได้เวลาย้อนกลับไปในสัปดาห์เพื่อวางแผนและดำเนินการแคมเปญโดยละเอียดได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบอัตโนมัติเป็นจุดเริ่มต้นง่ายๆในการผลักดันกิจกรรมร่วมกันตั้งแต่การทบทวนแนวคิดเชิงสร้างสรรค์ไปจนถึงการอนุมัติงบประมาณไปสู่อนาคต อย่างไรก็ตามไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดที่ปราศจากความท้าทาย นี่คือสองประเด็นปัญหาหลักที่องค์กรต้องเผชิญเมื่อก้าวไปข้างหน้าด้วยระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์และวิธีที่นักการตลาดสามารถนำทางไปรอบ ๆ พวกเขาได้:

  • การศึกษา: ประสบความสำเร็จในการนำไปใช้ เทคโนโลยีขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับการได้รับการสนับสนุนจากแผนกเต็มรูปแบบ (หรือองค์กร) เทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรม - และระบบอัตโนมัติโดยเฉพาะ - ได้จุดประกายความกังวลเกี่ยวกับความมั่นคงของงานตั้งแต่การปฏิวัติอุตสาหกรรม ความวิตกกังวลนี้ซึ่งมักไม่ได้มาจากเทคโนโลยี แต่มาจากความกลัวที่ไม่รู้จักอย่างง่าย ๆ สามารถทำให้การยอมรับก่อนที่มันจะเริ่มต้นขึ้น ยิ่งผู้นำด้านการตลาดให้ความรู้กับทีมของตนเกี่ยวกับคุณค่าของระบบอัตโนมัติมากเท่าไหร่ก็จะยิ่งบรรเทาความเครียดจากการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้นเท่านั้นในช่วงเริ่มต้นของกระบวนการศึกษาระบบอัตโนมัติจะต้องถูกวางตำแหน่งให้เป็นเครื่องมือที่ช่วยขจัดองค์ประกอบที่ไม่พึงปรารถนาของงานของนักการตลาด ไม่ใช่เป็นเครื่องจักรที่จะมาแทนที่บุคคล บทบาทของ Automation คือการลบงานที่เป็นอันตรายเช่นเครือข่ายอีเมลยาวตลอดกระบวนการอนุมัติ การสาธิตเฉพาะบทบาทหรือการฝึกสอนเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้พนักงานเห็นโดยตรงว่าวันทำงานของพวกเขาจะดีขึ้นอย่างไร การคำนวณเวลาและความพยายามของพนักงานจะช่วยลดภาระหน้าที่ทั่วไปเช่นการตรวจสอบการแก้ไขเชิงสร้างสรรค์หรือการอนุมัติสัญญาช่วยให้นักการตลาดเข้าใจอย่างเป็นรูปธรรมมากขึ้นว่าเทคโนโลยีจะส่งผลอย่างไรในแต่ละวัน

    แต่การศึกษาไม่สามารถจบลงด้วยการประชุมหรือการฝึกอบรมครึ่งวัน การอนุญาตให้ผู้ใช้เรียนรู้ด้วยตัวเองผ่านเซสชันการฝึกสอนแบบตัวต่อตัวและแหล่งข้อมูลออนไลน์ช่วยให้นักการตลาดสามารถรับผิดชอบกระบวนการยอมรับได้ โปรดทราบว่านักการตลาดควรมีส่วนร่วมอย่างใกล้ชิดเมื่อพัฒนาทรัพยากรเหล่านี้ ในขณะที่การตัดสินใจใช้ดิจิทัลอาจมาจากด้านบนลงล่างและฝ่ายไอทีมีแนวโน้มที่จะเป็นฝ่ายพัฒนาเวิร์กโฟลว์ แต่ในที่สุดนักการตลาดจะทราบถึงกรณีการใช้งานและความต้องการของโครงการที่ดีที่สุด การสร้างสื่อการเรียนรู้ที่ปรับให้เหมาะกับกิจกรรมเฉพาะของแผนกการตลาดแทนที่จะใช้ศัพท์แสงด้านไอทีทำให้ผู้ใช้มีเหตุผลที่จะลงทุนมากขึ้นในความพยายามในการนำไปใช้

  • กระบวนการที่กำหนด: กฎ“ ขยะเข้าขยะหมด” ใช้กับระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ทั้งหมด การดำเนินการด้วยตนเองโดยอัตโนมัติที่เสียหรือกำหนดไว้ไม่ดีจะไม่ช่วยแก้ปัญหาพื้นฐาน ก่อนที่เวิร์กโฟลว์จะเปลี่ยนเป็นดิจิทัลได้แผนกการตลาดต้องสามารถเข้ารหัสกระบวนการของตนเพื่อให้แน่ใจว่างานเริ่มต้นจะกระตุ้นการดำเนินการตามลำดับ ในขณะที่ บริษัท ส่วนใหญ่เข้าใจขั้นตอนการทำงานของตนโดยทั่วไปกระบวนการเหล่านี้มักจะรวมถึงขั้นตอนเล็ก ๆ จำนวนหนึ่งที่ดูเหมือนจะถูกนำมาใช้และมักถูกลืมในช่วงการเปลี่ยนผ่านดิจิทัลตัวอย่างเช่นแผนกการตลาดมักจะขอแก้ไขสำเนาหลายฉบับในหลักประกันชิ้นเดียวก่อน ย้ายไปยังขั้นตอนการพิมพ์ อย่างไรก็ตามขั้นตอนที่ใช้ในการออกจากระบบและฝ่ายที่เกี่ยวข้องในกระบวนการแก้ไขอาจแตกต่างกันอย่างมากในหลายแผนก หากนักการตลาดสามารถเขียนโค้ดกระบวนการเฉพาะสำหรับแต่ละงานได้การสร้างเวิร์กโฟลว์ก็เป็นกระบวนการง่ายๆ

    การทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติจำเป็นต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับขั้นตอนบุคคลและการกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องเพื่อหลีกเลี่ยงความคลุมเครือที่อาจส่งผลเสียต่อผลลัพธ์สุดท้าย ในขณะที่เทคโนโลยีเวิร์กโฟลว์ถูกนำไปใช้จริงนักการตลาดควรมีความสำคัญอย่างยิ่งในการตรวจสอบประสิทธิภาพของกระบวนการอัตโนมัติเมื่อเทียบกับการดำเนินการด้วยตนเอง ในกรณีที่ดีที่สุดระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เป็นความพยายามซ้ำ ๆ ที่ช่วยให้แผนกการตลาดปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

โอกาสที่ไม่มีที่สิ้นสุด

การสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติอาจเป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่ใหญ่ขึ้นภายในที่ทำงาน แผนกการตลาดมักถูกจับเป็นตัวประกันเนื่องจากขั้นตอนการทำงานที่ช้าและไม่มีประสิทธิภาพทำให้มีเวลาในการวางแผนและดำเนินการแคมเปญน้อยลง ระบบอัตโนมัติเมื่อได้รับการวางแผนอย่างถี่ถ้วนและดำเนินการโดยมีความรู้อย่างเต็มที่เกี่ยวกับความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นถือเป็นขั้นตอนในทิศทางที่ถูกต้อง เมื่อเวิร์กโฟลว์เข้าที่และทำงานได้อย่างราบรื่นนักการตลาดสามารถเริ่มเพลิดเพลินกับผลผลิตที่เพิ่มขึ้นและการทำงานร่วมกันที่มาพร้อมกับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่กำหนดไว้

ผู้ออกแบบเวิร์กโฟลว์ SpringCM

ผู้ออกแบบเวิร์กโฟลว์ SpringCM มอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่ทันสมัยในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์สำหรับการดำเนินการกับไฟล์โฟลเดอร์หรือแม้กระทั่งจากระบบภายนอกเช่น Salesforce ทำงานด้านการดูแลระบบโดยอัตโนมัติเริ่มขั้นตอนการทำงานขั้นสูงหรือแท็กเอกสารและรายงาน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างกฎเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารแต่ละรายการหรือกลุ่มของเอกสารที่เกี่ยวข้องไปยังโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ หรือกำหนดแท็กแบบกำหนดเองที่ค้นหาได้ซึ่งซิงค์กับระบบ Customer Relationship Management (CRM) และเชื่อมโยงไปยังเอกสารบางอย่างโดยอัตโนมัติเพื่อช่วยในการติดตามและรายงาน

เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ SpringCM

กฎอัจฉริยะ ช่วยให้คุณทำกระบวนการอัตโนมัติที่สำคัญโดยมีการเข้ารหัสเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย กำหนดเส้นทางสัญญาหรือเอกสารให้กับบุคคลภายในหรือภายนอกทีมของคุณโดยอัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์ขั้นสูงมีประโยชน์อย่างยิ่งในระหว่างการสร้างสัญญาหรือเอกสารเมื่อคุณสามารถใช้ข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อลดข้อผิดพลาดของมนุษย์การแจกจ่ายเพื่อการอนุมัติโดยอัตโนมัติและจัดเก็บเวอร์ชันที่ได้รับการอนุมัติโดยมีการโต้ตอบกับผู้ใช้น้อยที่สุด

การค้นหาที่ถูกต้องช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยค้นหาข้อมูลเมตาเช่นวันที่เริ่มสัญญาหรือชื่อลูกค้า คุณสามารถกำหนดวิธีการติดแท็กเอกสารตามความต้องการทางธุรกิจเฉพาะของพวกเขา แท็กเหล่านี้สามารถซิงโครไนซ์กับ CRM เพื่อให้ทีมขายทำงานกับข้อมูลลูกค้าเดียวกันและสามารถใช้ประโยชน์เพื่อติดตามสัญญาที่มีข้อตกลงที่ไม่ได้มาตรฐานหรือมีการเจรจาต่อรอง

คุณคิดอย่างไร?

ไซต์นี้ใช้ Akismet เพื่อลดสแปม เรียนรู้วิธีการประมวลผลข้อมูลความคิดเห็นของคุณ.