RFP360: เทคโนโลยีใหม่ที่จะขจัดความเจ็บปวดจาก RFPs

RFP360

ฉันใช้เวลาทั้งอาชีพในการขายซอฟต์แวร์และการตลาด ฉันเร่งรีบที่จะสร้างโอกาสในการขายที่ร้อนแรงเร่งรอบการขายและรับข้อเสนอซึ่งหมายความว่าฉันใช้เวลาหลายร้อยชั่วโมงในชีวิตในการคิดทำงานและตอบสนองต่อ RFP ซึ่งเป็นสิ่งชั่วร้ายที่จำเป็นเมื่อต้องชนะธุรกิจใหม่ .

RFP มักจะรู้สึกเหมือนเป็นการไล่ตามกระดาษที่ไม่มีวันสิ้นสุด - เป็นกระบวนการที่ช้าอย่างน่าสังเวชซึ่งจำเป็นต้องค้นหาคำตอบจากการจัดการผลิตภัณฑ์อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้การขัดแย้งกับกฎหมายการแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับไอทีและการยืนยันตัวเลขกับการเงิน ผู้ที่คุ้นเคยรู้ดี - รายการดำเนินต่อไป ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดการขายและการพัฒนาธุรกิจใช้เวลานับไม่ถ้วนอย่างไม่มีประสิทธิภาพในการกลั่นกรองคำตอบก่อนหน้านี้สำหรับคำถามซ้ำซากไล่ตอบคำถามใหม่ตรวจสอบข้อมูลและขอการอนุมัติซ้ำแล้วซ้ำเล่า กระบวนการนี้มีความซับซ้อนใช้เวลานานและมีปัญหากับทรัพยากรขององค์กร 

แม้จะมีการพัฒนาอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี แต่สำหรับหลาย ๆ ธุรกิจกระบวนการ RFP มีการเปลี่ยนแปลงน้อยมากจากประสบการณ์ของฉันในช่วงเริ่มต้นอาชีพของฉันเมื่อกว่าทศวรรษที่แล้ว ทีมการตลาดยังคงใช้กระบวนการด้วยตนเองในการรวบรวมข้อเสนอโดยใช้คำตอบที่ดึงมาจากแหล่งข้อมูลจำนวนมากที่อาจอยู่ในสเปรดชีต Excel เอกสาร Google ที่แชร์และแม้แต่ที่เก็บอีเมล

ที่กล่าวว่าไม่เพียง แต่เราหวังว่ากระบวนการ RFP จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่อุตสาหกรรมก็เริ่มเรียกร้องให้ใช้ซึ่งเป็นที่ที่ซอฟต์แวร์ที่เกิดขึ้นใหม่จะสร้างผลกระทบอย่างมากต่อภูมิทัศน์ RFP

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ RFP

นอกเหนือจากการสร้าง RFP ให้เจ็บปวดน้อยลงแล้ว การสร้างกระบวนการที่รวดเร็วและทำซ้ำได้สำหรับ RFP อาจส่งผลโดยตรงต่อรายได้ นี่คือจุดที่เทคโนโลยี RFP กำลังก้าวเข้ามา

ซอฟต์แวร์ RFP รวมศูนย์และแคตตาล็อกคำถามและคำตอบทั่วไปในไลบรารีเนื้อหา โซลูชันเหล่านี้ส่วนใหญ่ทำงานบนคลาวด์และสนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ระหว่างผู้จัดการข้อเสนอผู้เชี่ยวชาญเรื่องและผู้อนุมัติระดับผู้บริหาร

โดยเฉพาะอย่างยิ่งผม RFP360 ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ: 

  • บันทึกค้นหาและนำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ด้วยฐานความรู้ที่กำหนดเอง
  • ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในเอกสารฉบับเดียวกัน
  • กำหนดคำถามติดตามความคืบหน้าและแจ้งเตือนอัตโนมัติ
  • ตอบกลับอัตโนมัติด้วย AI ที่ระบุคำถามและเลือกคำตอบที่ถูกต้อง
  • เข้าถึงฐานความรู้และทำงานกับข้อเสนอใน Word, Excel และ Chrome ด้วยปลั๊กอิน

ตัวตอบกลับเดสก์ท็อป

เป็นผลให้ผู้ใช้ไฟล์ RFP360โซลูชันการจัดการข้อเสนอรายงานว่าพวกเขาสามารถลดเวลาในการตอบกลับทั้งหมดลงอย่างมากเพิ่มจำนวน RFP ที่พวกเขาสามารถทำได้และในเวลาเดียวกันก็ปรับปรุงอัตราการชนะโดยรวม

เราตอบสนองต่อ RFP ในปีนี้มากกว่าปีที่แล้วถึง 85 เปอร์เซ็นต์และเราเพิ่มอัตราการก้าวหน้าขึ้น 9 เปอร์เซ็นต์

Erica Clausen-Lee หัวหน้าฝ่ายกลยุทธ์ของ InfoMart

ด้วยการตอบสนองที่รวดเร็วขึ้นคุณจะมีโอกาสโดยรวมมากขึ้นในการตอบสนองที่สม่ำเสมอถูกต้องและมีประสิทธิภาพซึ่งมีแนวโน้มที่จะชนะธุรกิจ

เพิ่มความสม่ำเสมอของ RFP

การใช้ฐานความรู้ของแพลตฟอร์มช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดเก็บจัดระเบียบค้นหาและนำเนื้อหาข้อเสนอที่ผ่านมากลับมาใช้ใหม่ได้อย่างง่ายดายทำให้พวกเขาเริ่มตอบสนอง RFP ได้ทันที ศูนย์กลางรวมสำหรับเนื้อหาข้อเสนอช่วยให้ทีมของคุณไม่ต้องเขียนคำตอบที่มีอยู่ซ้ำทำให้คุณรวบรวมข้อมูลและเก็บคำตอบที่ดีที่สุดไว้ใช้ในอนาคต

เรามีความปลอดภัยในการรับรู้ความรู้ของเราอย่างปลอดภัยและสม่ำเสมอ เราไม่ต้องกังวลว่าเราจะสูญเสียความเชี่ยวชาญด้าน SME ไปหากมีคนลาออกหรือหยุดพักร้อน เราไม่ได้ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาคำตอบก่อนหน้านี้และพยายามค้นหาว่าใครกำลังทำอะไรอยู่เพราะคำถามและคำตอบทั้งหมดอยู่ที่นั่นใน RFP360

Beverly Blakely Jones จาก National Geographic Learning | กรณีศึกษาของ Cengage

ปรับปรุงความแม่นยำ RFP 

คำตอบที่ไม่ถูกต้องหรือล้าสมัยอาจเป็นเรื่องยากที่จะจับได้แม้กระทั่งสำหรับสมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์มากที่สุด เมื่อจับคู่กับกำหนดส่งด่วนที่เกิดขึ้นโดยทั่วไปใน RFP ความเสี่ยงในการให้ข้อมูลที่มีข้อบกพร่อง น่าเสียดายที่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจมีค่าใช้จ่ายสูงมากซึ่งอาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายในธุรกิจที่คุณต้องการติดตาม การตอบสนอง RFP ที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่การละเว้นจากการพิจารณาการเจรจาที่ยืดเยื้อความล่าช้าในการทำสัญญาหรือแย่กว่านั้น

ซอฟต์แวร์ RFP บนคลาวด์ช่วยแก้ปัญหานี้โดยอนุญาตให้ทีมอัปเดตคำตอบได้จากทุกที่ทุกเวลาด้วยความมั่นใจในการทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่สะท้อนให้เห็นทั้งระบบ

ตัวอย่างเช่นฟังก์ชันประเภทนี้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมเมื่อผลิตภัณฑ์หรือบริการผ่านการอัปเดตบ่อยครั้งซึ่งจำเป็นต้องรวมไว้ในการตอบกลับมาตรฐาน ในหลาย ๆ กรณีที่ต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงประเภทนี้ทีมจะต้องดำเนินการตามแผนผังองค์กรทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่ามีการนำการอัปเดตไปใช้ในสถาบันจากนั้นติดตามผลกับสมาชิกแต่ละคนเพื่อให้แน่ใจว่ามีการดำเนินการในระดับบุคคลในขณะเดียวกันก็ตรวจสอบข้อเสนอแต่ละข้ออีกครั้งก่อน ออกไป. มันเหนื่อย

ซอฟต์แวร์ RFP บนคลาวด์จะจัดการการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้สำหรับทั้งธุรกิจและทำหน้าที่เป็นสำนักหักบัญชีเดียวสำหรับการพัฒนาเนื้อหา

เพิ่มประสิทธิภาพ RFP

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของซอฟต์แวร์ RFP คือการปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว - ในแบบของตัวเองเวลาที่ใช้ในการสร้าง RFP โดยใช้เทคโนโลยีประเภทนี้เทียบได้กับความแตกต่างระหว่างการขับรถจากชายฝั่งถึงชายฝั่งและการบิน โซลูชันซอฟต์แวร์ RFP จำนวนมากรวมถึง RFP360 ยังเป็นระบบคลาวด์ซึ่งช่วยให้ใช้งานได้อย่างรวดเร็วซึ่งหมายความว่าผลลัพธ์จะเกิดขึ้นในทันที

Time to Value (TtV) คือแนวคิดที่ว่ามีนาฬิกาที่ติดตามว่าลูกค้าใช้เวลานานแค่ไหนจากสัญญาที่เซ็นสัญญาไปจนถึงช่วงเวลา 'ah-ha' เมื่อพวกเขาเข้าใจคุณค่าอย่างถ่องแท้และปลดล็อกศักยภาพของซอฟต์แวร์ สำหรับซอฟต์แวร์ RFP โดยทั่วไปแล้วช่วงเวลานี้จะเกิดขึ้นไม่กี่สัปดาห์หลังจากเซ็นสัญญาเมื่อผู้ใช้ทำงานร่วมกับทีมประสบการณ์ลูกค้าใน RFP แรก คำตอบมาตรฐานและข้อเสนอแรกจะถูกอัปโหลดไปยังระบบจากนั้นช่วงเวลาที่น่าสนใจซอฟต์แวร์จะจดจำคำถามและแทรกคำตอบที่ถูกต้องโดยเฉลี่ยประมาณ 60 ถึง 70 เปอร์เซ็นต์ของ RFP ในช่วงเวลาหนึ่ง 

เราพบว่าอินเทอร์เฟซของ RFP360 นั้นใช้งานง่ายและใช้งานง่ายที่สุด มีช่วงการเรียนรู้ที่น้อยมากสำหรับเราและทำให้ประสิทธิภาพของเราเพิ่มขึ้นเกือบจะในทันที

Emily Tippins ผู้ดูแลการขายสำหรับการบำรุงรักษา Swish | กรณีศึกษา

วิวัฒนาการของกระบวนการ RFP ทำให้ผู้ใช้มีเวลากลับไปมุ่งเน้นไปที่การริเริ่มเชิงกลยุทธ์ในระดับที่สูงขึ้น 

มันทำให้เรามีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างแน่นอน RFP360 ทำให้เราย้อนเวลากลับไปและทำให้เราสามารถเลือกและเลือกโครงการของเราได้จริงๆ เราไม่โวยวายอีกต่อไป เราสามารถหายใจเข้าลึก ๆ มุ่งเน้นไปที่การวางกลยุทธ์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเรากำลังเลือกโครงการที่เหมาะสมและตอบสนองอย่างมีคุณภาพ

Brandon Fyffe ผู้ร่วมงานพัฒนาธุรกิจที่ CareHere

เทคโนโลยี RFP ที่ต้องมี

  • ธุรกิจนอกเหนือจาก RFP - ซอฟต์แวร์ตอบกลับไม่ได้มีไว้สำหรับ RFP เท่านั้นคุณยังสามารถจัดการคำขอข้อมูล (RFI) แบบสอบถามความปลอดภัยและการตรวจสอบสถานะ (DDQ) คำขอคุณสมบัติ (RFQs) และอื่น ๆ เทคโนโลยีนี้สามารถใช้กับคำถามและคำตอบมาตรฐานทุกประเภทพร้อมคำตอบที่ทำซ้ำได้
  • การใช้งานและการสนับสนุนที่ดีที่สุดในระดับเดียวกัน - ไม่ใช่ทุกคนที่ทำงานกับ RFP จะเป็นผู้ใช้ขั้นสูง RFP ต้องได้รับข้อมูลจากหลายแผนกและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องที่มีทักษะทางเทคนิคในระดับต่างๆกัน เลือกโซลูชันที่ใช้งานง่ายและใช้งานง่ายพร้อมการสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยม
  • ประสบการณ์และความมั่นคง - เช่นเดียวกับผู้ให้บริการเทคโนโลยี SaaS คุณสามารถคาดหวังการอัปเดตและการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอจากเทคโนโลยี RFP ของคุณ แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่า บริษัท มีประสบการณ์ในการนำเสนอคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์อย่างแท้จริงที่คุณสามารถไว้วางใจได้
  • ฐานความรู้  - โซลูชัน RFP ทุกรายการควรมีฮับเนื้อหาที่ค้นหาได้ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายและให้ข้อมูลอัปเดตสำหรับคำตอบที่มอบหมายให้พวกเขา มองหาโซลูชันที่ใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อจับคู่คำถามทั่วไปกับคำตอบของพวกเขา
  • ปลั๊กอินอัจฉริยะและการผสานรวม - เทคโนโลยี RFP ควรทำงานร่วมกับโปรแกรมที่คุณใช้ มองหาปลั๊กอินที่อนุญาตให้คุณใช้ฐานความรู้ของคุณในขณะที่ทำงานเพื่อตอบสนองของคุณในโปรแกรมเช่น Word หรือ Excel ซอฟต์แวร์ควรรวมเข้ากับ CRM ที่สำคัญและแอปพลิเคชันด้านการผลิตเพื่อสนับสนุนกระบวนการ RFP ที่มีอยู่ของคุณอย่างราบรื่น

เสียเวลาน้อยลงและได้รับ RFP มากขึ้น

RFP เป็นเรื่องของการชนะ ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้ซื้อตัดสินใจได้ว่าใครดีที่สุดและยิ่งคุณพิสูจน์ได้เร็วขึ้นว่าธุรกิจของคุณเหมาะกับใบเรียกเก็บเงินก็ยิ่งดี ซอฟต์แวร์ RFP ช่วยเร่งกระบวนการของคุณเพื่อให้คุณได้รับการพิจารณาเร็วขึ้นปิดธุรกิจมากขึ้นและให้โอกาสในการชนะมากยิ่งขึ้น

เมื่อทีมการตลาดมีความสอดคล้องและร่วมมือกันมากขึ้นในการดำเนินงานด้านรายได้เทคโนโลยี RFP จึงมีความสำคัญต่อกระบวนการมากขึ้น ความต้องการการตอบสนอง RFP อย่างรวดเร็วจะไม่หายไป อย่ารอจนกว่าคุณจะไม่สามารถใช้เทคโนโลยีที่ช่วยประหยัดเวลาใน RFP ของคุณได้อีกต่อไป คู่แข่งของคุณไม่ยอมแน่นอน

ขอ RFP360 Demo

คุณคิดอย่างไร?

ไซต์นี้ใช้ Akismet เพื่อลดสแปม เรียนรู้วิธีการประมวลผลข้อมูลความคิดเห็นของคุณ.