วิธีเขียนแนวทางโซเชียลมีเดียของบริษัทของคุณสำหรับพนักงาน [ตัวอย่าง]
ต่อไปนี้เป็นแนวปฏิบัติด้านโซเชียลมีเดียสำหรับการทำงานที่ [บริษัท] พร้อมด้วยส่วนเพิ่มเติมสำหรับบริษัทที่เป็นสาธารณะหรืออยู่ภายใต้กฎระเบียบ
กำหนดโทนขององค์กรของคุณ
การกำหนดโทนเสียงสำหรับการใช้โซเชียลมีเดียของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญยิ่งในโลกดิจิทัลในปัจจุบัน โซเชียลมีเดียได้พัฒนาไปไกลกว่าการสื่อสารส่วนบุคคลมาเป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่กำหนดรูปแบบการรับรู้ของสาธารณชน มีอิทธิพลต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาด และอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อชื่อเสียงขององค์กร
ที่ [บริษัท] เราตระหนักดีว่าโซเชียลมีเดียไม่ได้เป็นเพียงแพลตฟอร์มสำหรับการแสดงออกของแต่ละบุคคล แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการส่งเสริมการเชื่อมต่อที่มีความหมาย แบ่งปันข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า และขยายการปรากฏตัวของแบรนด์ของเราในโลกดิจิทัล
ด้วยเหตุนี้ การนำโซเชียลมีเดียมาใช้อย่างมีความรับผิดชอบและมีจริยธรรมจึงได้รับการสนับสนุนและเป็นพื้นฐานของกลยุทธ์องค์กรของเรา ในยุคที่ข้อมูลเดินทางด้วยความเร็วเพียงคลิกเดียว การทำความเข้าใจถึงความสำคัญของโซเชียลมีเดียและการปรับการใช้งานให้สอดคล้องกับค่านิยมและวัตถุประสงค์ของบริษัทเป็นสิ่งสำคัญในการปกป้องชื่อเสียงของเรา การมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจในท้ายที่สุด
แนวปฏิบัติชุดนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ทิศทางที่ชัดเจนในการใช้ประโยชน์จากโซเชียลมีเดียในฐานะเครื่องมืออันทรงพลัง ในขณะเดียวกันก็รักษาหลักการที่กำหนด [บริษัท]
แนวทางทั่วไปเกี่ยวกับโซเชียลมีเดีย
- มีความโปร่งใสและระบุว่าคุณทำงานที่ [Company] ความซื่อสัตย์ของคุณจะถูกบันทึกไว้ในสภาพแวดล้อมโซเชียลมีเดีย หากคุณกำลังเขียนเกี่ยวกับ [บริษัท ] หรือคู่แข่งให้ใช้ชื่อจริงของคุณระบุว่าคุณทำงานให้กับ [บริษัท ] และมีความชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทของคุณ หากคุณมีส่วนได้เสียในสิ่งที่คุณกำลังสนทนาจงเป็นคนแรกที่พูดเช่นนั้น
- อย่าเป็นตัวแทนของตัวคุณเองหรือ [บริษัท] ที่เป็นเท็จหรือทำให้เข้าใจผิด ข้อความทั้งหมดจะต้องเป็นข้อเท็จจริงและไม่ทำให้เข้าใจผิด การเรียกร้องทั้งหมดจะต้องได้รับการพิสูจน์
- ระมัดระวังในการติดตามการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับ [บริษัท] บนโซเชียลมีเดีย หากคุณพบเนื้อหาที่ไม่เหมาะสมหรือเป็นอันตรายที่เกี่ยวข้องกับ [บริษัท] ให้รายงานไปยังแผนกที่เหมาะสมภายในบริษัทเพื่อดำเนินการ
- โพสต์ความคิดเห็นที่มีความหมายและให้ความเคารพ ไม่มีสแปมหรือความคิดเห็นที่ไม่ตรงประเด็นหรือไม่เหมาะสม
- ใช้สามัญสำนึกและมารยาททั่วไป ขออนุญาตเผยแพร่หรือรายงานการสนทนาที่มีจุดมุ่งหมายให้เป็นส่วนตัวหรือภายใน [บริษัท] ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความโปร่งใสของคุณไม่ละเมิดความเป็นส่วนตัว การรักษาความลับ และหลักเกณฑ์ทางกฎหมายของ [บริษัท] สำหรับคำพูดเชิงพาณิชย์ภายนอก
- ยึดมั่นในความเชี่ยวชาญของคุณและมอบมุมมองเฉพาะบุคคลเกี่ยวกับกิจกรรมที่ไม่เป็นความลับที่ [บริษัท]
- เมื่อแบ่งปันเนื้อหาที่ผู้อื่นสร้างขึ้น ควรให้เครดิตที่เหมาะสมและระบุว่ามาจากแหล่งที่มาดั้งเดิมเสมอ เคารพกฎหมายลิขสิทธิ์และข้อตกลงใบอนุญาตเมื่อใช้เนื้อหาของบุคคลที่สาม
- เมื่อไม่เห็นด้วยกับความคิดเห็นของผู้อื่นควรรักษาให้เหมาะสมและสุภาพ หากสถานการณ์ออนไลน์กลายเป็นศัตรูกัน ให้หลีกเลี่ยงการตั้งรับมากเกินไปและเลิกมีส่วนร่วมทันที ขอคำแนะนำจากผู้อำนวยการฝ่ายประชาสัมพันธ์และถอนตัวอย่างสุภาพ
- โต้ตอบอย่างมืออาชีพต่อความคิดเห็นเชิงลบหรือคำวิจารณ์บนโซเชียลมีเดีย หลีกเลี่ยงการเผชิญหน้าหรือโต้แย้ง ให้จัดการข้อกังวลอย่างสุภาพแทน และหากจำเป็น ให้นำการสนทนาไปยังช่องทางส่วนตัวเพื่อแก้ไขปัญหา
- หากเขียนเกี่ยวกับการแข่งขัน โปรดใช้ทางการฑูต ตรวจสอบความถูกต้องของข้อเท็จจริง และขอรับการอนุญาตที่จำเป็น
- หลีกเลี่ยงการแสดงความคิดเห็นในเรื่องกฎหมาย การดำเนินคดี หรือฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งที่ [บริษัท] อาจถูกดำเนินคดีด้วย
- อย่ามีส่วนร่วมในโซเชียลมีเดียเมื่อพูดคุยหัวข้อที่อาจถือเป็นสถานการณ์วิกฤติ แม้แต่ความคิดเห็นที่ไม่เปิดเผยตัวตนก็อาจถูกย้อนกลับไปที่ที่อยู่ IP ของคุณหรือ [บริษัท] ส่งกิจกรรมโซเชียลมีเดียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อวิกฤตไปยังฝ่ายประชาสัมพันธ์และ/หรือผู้อำนวยการฝ่ายกฎหมาย
- ระมัดระวังในการปกป้องตัวคุณเอง ความเป็นส่วนตัวของคุณ และข้อมูลที่เป็นความลับของ [บริษัท] สิ่งที่คุณเผยแพร่สามารถเข้าถึงได้อย่างกว้างขวางและยาวนาน พิจารณาเนื้อหาให้รอบคอบเนื่องจาก Google มีความจำที่ยาวนาน
- หากคุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัวหรือผลประโยชน์ทางการเงินที่อาจมีอิทธิพลต่อเนื้อหาโซเชียลมีเดียของคุณที่เกี่ยวข้องกับ [บริษัท] หรือคู่แข่ง ให้เปิดเผยความสัมพันธ์หรือความสนใจเหล่านี้เมื่อโพสต์เกี่ยวกับหัวข้อที่เกี่ยวข้อง
การคุ้มครองทรัพย์สินทางปัญญาและข้อมูลที่เป็นความลับ:
- อย่าเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับหรือเป็นกรรมสิทธิ์เกี่ยวกับ [บริษัท] บนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงความลับทางการค้า รายละเอียดการพัฒนาผลิตภัณฑ์ รายชื่อลูกค้า ข้อมูลทางการเงิน และข้อมูลใด ๆ ที่อาจสร้างความได้เปรียบให้กับคู่แข่ง
- ระมัดระวังในการแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลทั้งของคุณและของผู้อื่นบนโซเชียลมีเดีย ปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณและความเป็นส่วนตัวของเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และคู่ค้า หลีกเลี่ยงการแชร์รายละเอียดการติดต่อส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในโพสต์สาธารณะ
- ใช้ความระมัดระวังเมื่อพูดถึงโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ในอนาคต หรือเรื่องทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อน จงใช้ความระมัดระวังเสมอเพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจซึ่งอาจส่งผลเสียต่อตำแหน่งทางการแข่งขันของ [บริษัท]
- หากคุณมีข้อสงสัยว่าข้อมูลสามารถแบ่งปันได้หรือไม่ โปรดปรึกษาแผนกที่เหมาะสม (เช่น กฎหมาย ทรัพย์สินทางปัญญา หรือการสื่อสารองค์กร) เพื่อขอคำแนะนำก่อนโพสต์
- เคารพสิทธิในทรัพย์สินทางปัญญาของผู้อื่น ห้ามแบ่งปันหรือแจกจ่ายเนื้อหาที่มีลิขสิทธิ์โดยไม่ได้รับอนุญาตอย่างถูกต้อง และให้เครดิตเสมอเมื่อแบ่งปันเนื้อหาที่สร้างโดยผู้อื่น
- ในกรณีที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการคุ้มครองทรัพย์สินทางปัญญาหรือข้อมูลที่เป็นความลับ โปรดติดต่อฝ่ายทรัพย์สินทางปัญญาหรือกฎหมายเพื่อขอคำแนะนำและคำชี้แจง
แนวทางเพิ่มเติมสำหรับบริษัทมหาชนหรือบริษัทที่อยู่ภายใต้ข้อบังคับความเป็นส่วนตัว:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเมื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องทางการเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหาก [บริษัท] เปิดเผยต่อสาธารณะ
- ปรึกษากับทีมกฎหมายก่อนที่จะแชร์ข้อมูลใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นทางกฎหมาย การสืบสวน หรือประเด็นด้านกฎระเบียบ
- ปฏิบัติตามโปรโตคอลความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวดเมื่อจัดการและหารือเกี่ยวกับข้อมูลลูกค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งหาก [บริษัท] อยู่ภายใต้กฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัว ขอคำแนะนำจากเจ้าหน้าที่ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลหรือผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเสมอ
- อย่าแถลงการณ์เก็งกำไรเกี่ยวกับผลการดำเนินงานทางการเงินหรือแนวโน้มตลาดของ [บริษัท] โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากอาจส่งผลกระทบต่อราคาหุ้นหรือการรับรู้ของนักลงทุน
- การสอบถามข้อมูลของสื่อกระแสหลักจะต้องส่งต่อไปยังผู้อำนวยการฝ่ายประชาสัมพันธ์
ปิดด้วยความรับผิดชอบ
- โปรดคำนึงถึงหลักเกณฑ์เหล่านี้ในขณะที่เข้าร่วมกิจกรรมโซเชียลมีเดียที่เกี่ยวข้องกับ [บริษัท] การปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้ของคุณจะช่วยปกป้องชื่อเสียงของเราและรับประกันการปฏิบัติตามกฎหมาย
- ตรวจสอบและอัปเดตแนวทางโซเชียลมีเดียเหล่านี้เป็นระยะๆ เพื่อให้แน่ใจว่ายังคงมีความเกี่ยวข้องและสอดคล้องกับแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียและนโยบายบริษัทที่กำลังพัฒนา
- หากคุณพบว่าตัวเองไม่แน่ใจหรือสงสัยเกี่ยวกับการใช้โซเชียลมีเดียอย่างเหมาะสมภายในบริบทของ [บริษัท] เราขอแนะนำให้คุณขอคำแนะนำและความชัดเจน ผู้จัดการฝ่ายสื่อสารของเราพร้อมที่จะช่วยเหลือคุณในการตอบคำถาม ข้อกังวล หรือสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นในโซเชียลมีเดีย
โปรดจำไว้ว่าความต้องการและความเสี่ยงเฉพาะของบริษัทของคุณอาจแตกต่างกัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องปรับแต่งแนวทางเหล่านี้ให้สอดคล้องกับอุตสาหกรรม วัฒนธรรม และเป้าหมายของบริษัท นอกจากนี้ แนะนำให้ปรึกษากับทีมกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ